PROXI CONFORT
POLITIQUE RELATIVE AUX DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL DES CLIENTS / CONTACTS
1. Préambule
Le Règlement (EU) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, autrement appelé le Règlement général sur la protection des données (ci-après RGPD), fixe le cadre juridique applicable aux traitements de données à caractère personnel. Le RGPD renforce les droits et les obligations des responsables du traitement, des sous-traitants, des personnes concernées et des destinataires des données. Dans le cas de notre activité, nous sommes amenés à traiter des données à caractère personnel. Pour une bonne compréhension de la présente politique, il est précisé que :
• le « responsable du traitement » désigne PROXI CONFORT ;
• le « sous-traitant » désigne toute personne physique ou morale qui traite des données à caractère personnel pour le compte du Vendeur ;
• les « personnes concernées » désignent les clients et/ou les contacts du Vendeur ;
• les « destinataires » désignent les personnes physiques ou morales qui reçoivent des données à caractère personnel de la part du Vendeur. Les destinataires des données peuvent donc être aussi bien des salariés du Vendeur que des organismes extérieurs (partenaires, établissement bancaire, intervenants, etc.).
2. Objet
La présente politique a pour objet de satisfaire à l’obligation d’information à laquelle PROXI CONFORT est tenue en application du RGPD et de formaliser les droits et les obligations de ses clients et contacts au regard du traitement de leurs données à caractère personnel.
3. Portée
La présente politique a vocation à s’appliquer dans le cadre de la mise en place de l’ensemble des traitements de données à caractère personnel relatives aux clients et aux contacts du Vendeur. PROXI CONFORT met tout en œuvre pour que les données soient traitées dans le cadre d’une gouvernance interne précise. Cela étant précisé, la présente politique ne porte que sur les traitements dont PROXI CONFORT est responsable et ne vise donc pas les traitements qui ne seraient pas créés ou exploités en dehors des règles de gouvernance fixées par PROXI CONFORT. Le traitement de données à caractère personnel peut être géré directement par PROXI CONFORT ou par le biais d’un sous-traitant spécifiquement désigné par PROXI CONFORT. Cette politique est indépendante de tout autre document pouvant s’appliquer au sein de la relation contractuelle entre PROXI CONFORT et les clients ou les contacts.
4. Principes généraux
Aucun traitement n’est mis en œuvre au sein du Vendeur concernant des données de clients et de contacts s’il ne porte pas sur des données à caractère personnel collectées par ou pour nos services ou traitées en relation avec nos services et s’il ne répond pas aux principes généraux du RGPD.
5. Types de données collectées
Données non techniques
• Identité
• Coordonnées
Données techniques
• Données de connexion
• Données d’acceptation (clic)
6. Origines des DONNÉES
Les données relatives à nos clients et contacts sont généralement collectées directement auprès d’eux. La collecte peut aussi être indirecte via des entreprises spécialisées ou via les partenaires et fournisseurs du Vendeur. Dans ce cas, PROXI CONFORT prend le plus grand soin à s’assurer de la qualité des données qui lui sont communiquées et de vous informer de ces traitements dans les délais requis.
7. Finalités et bases LÉGALES
Les traitements que nous effectuons reposent essentiellement sur l’exécution du contrat que vous concluez avec nous et sur l’intérêt légitime du Vendeur de constituer des bases de données de clients et prospects. Lorsque c’est nécessaire, PROXI CONFORT recueille aussi votre consentement préalable avant tout traitement (ex : newsletter) ou recueille vos données afin de respecter des obligations légales (ex : conservation de données techniques en ligne). Selon les cas, PROXI CONFORT traite vos données pour les finalités suivantes :
• gestion de la relation clients (GRC) ;
• gestion de la relation contact (GRP) ;
• community management ;
• service client ;
• gestion des comptes utilisateurs ;
• gestion des achats ;
• gestion des jeux concours ;
• gestion des signalements de comportements contraires aux conditions d’utilisation/CGV ;
• gestion du consentement et des newsletters ;
• conservation des données relatives aux obligations légales de sécurité ;
• amélioration des services et enquête de satisfaction ;
• ciblage publicitaire et segmentation ;
• statistiques.
8. Destinataires des données – HABILITATION & TRAÇABILITÉ
PROXI CONFORT s’assure que les données ne sont accessibles qu’à des destinataires internes ou externes habilités.
Destinataires internes
- le personnel habilité du service marketing, du service de la régie publicitaire, de la diffusion, des services chargés de traiter la relation client et la prospection, des services administratifs, des services logistiques et informatiques ainsi que leurs responsables hiérarchiques ;
- le personnel habilité des services chargés du contrôle (services chargés des procédures internes du contrôle, etc.) ;
Destinataires externes
- les partenaires, les sociétés extérieures ou les filiales d'un même groupe de sociétés ;
- les organismes, les auxiliaires de justice et les officiers ministériels, dans le cadre de leur mission de recouvrement de créances ;
- l'organisme en charge de la gestion de la liste d'opposition au démarchage téléphonique ;
- le personnel habilité des sous-traitants.
Les destinataires des données à caractère personnel des clients et contacts au sein du Vendeur sont soumis à une obligation de confidentialité. PROXI CONFORT décide quel destinataire pourra avoir accès à quelle donnée selon une politique d’habilitation. Tous les accès concernant des traitements relatifs à des données à caractère personnel de clients et prospects font l’objet d’une mesure de traçabilité. Par ailleurs, les données à caractère personnel pourront être communiquées à toute autorité légalement habilitée à les connaître. Dans ce cas, PROXI CONFORT n’est pas responsable des conditions dans lesquelles les personnels de ces autorités ont accès et exploitent les données.
9. Durée de conservation
La durée de conservation des données est définie par PROXI CONFORT au regard des contraintes légales et contractuelles qui pèsent sur elle et, à défaut, en fonction de ses besoins et notamment selon les principes suivants :
Traitement / Durée de conservation
- Données relatives aux clients : Pendant la durée des relations contractuelles avec PROXI CONFORT, augmentée de 3 ans au moins à des fins d’animation et de prospection, sans préjudice des obligations de conservation ou des délais de prescription
- Données relatives aux contacts et prospects : 3 ans au moins à compter de leur collecte par PROXI CONFORT ou du dernier contact émanant du prospect / du contact
- Données relatives aux membres et utilisateurs : Pendant la durée nécessaire à la réalisation des prestations assurées par PROXI CONFORT et 1 an au moins après la dernière intervention
- Cookies : 13 mois
- Données techniques : 1 an au moins à compter de leur collecte
- Données ciblage publicitaire : 6 mois à 1 an au moins à compter de leur collecte selon le calendrier
Passé les délais fixés, les données sont soit supprimées, soit conservées après avoir été anonymisées, notamment pour des raisons d’usages statistiques. Elles peuvent être conservées en cas de précontentieux et contentieux. Il est rappelé aux clients et contacts que la suppression ou l’anonymisation sont des opérations irréversibles et qu’PROXI CONFORT n’est plus, par la suite, en mesure de les restaurer.
10. droits des personnes concernées
10.1. Droit de confirmation, d’accès et de copie
Les clients et contacts disposent d’un droit de demander à PROXI CONFORT la confirmation que des données le concernant sont ou non traitées ainsi que d’un droit d’accès et de copie. En cas de demande de copie excessive, PROXI CONFORT pourra exiger la prise en charge financière de ce coût par les clients et contacts. Si les clients et contacts présentent leur demande de copie des données par voie électronique, les informations demandées lui seront fournies sous une forme électronique d’usage courant, sauf demande contraire.
10.2. Mise à jour – actualisation et rectification
PROXI CONFORT satisfait aux demandes de mise à jour automatiquement pour les modifications en ligne sur des champs qui techniquement ou légalement peuvent être mis à jour et sur demande écrite émanant de la personne elle-même qui doit justifier de son identité.
10.3. Droit à l’effacement
Le droit à l’effacement des données des clients et contacts ne sera pas applicable dans les cas où le traitement est mis en œuvre pour répondre une obligation légale. En dehors de cette situation, les clients et contacts peuvent demander l’effacement de leurs données dans les cas limitatifs suivants :
• les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ;
• lorsque la personne concernée retire le consentement sur lequel est fondé le traitement et qu’il n’existe pas d’autre fondement juridique au traitement ;
• la personne concernée s’oppose à un traitement nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par PROXI CONFORT et qu’il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement ;
• la personne concernée s’oppose à un traitement de ses données à caractère personnel à des fins de prospection, y compris au profilage ;
• les données à caractère personnel ont fait l’objet d’un traitement illicite.
10.4. Droit post mortem
Les clients et contacts sont informés qu’ils disposent du droit de formuler des directives concernant la conservation, l’effacement et la communication de leurs données post-mortem.
10.5. Exercice des droits
Si vous souhaitez exercer l’un de vos droits, il vous suffit de nous contacter à l’adresse suivante contact.rgpd@PROXI CONFORT.fr
Pour que votre demande soit gérée efficacement et rapidement, n’oubliez pas de nous indiquer le(s) droit(s) que vous souhaitez exercer. A toute fin utile, veuillez noter qu’en cas de doute sur votre identité, nous pouvons être amenés à vous demander la communication d’un document démontrant votre identité.
11. CARACTÈRE facultatif ou obligatoire des RÉPONSES
Les clients et contacts sont informés sur chaque formulaire de collecte des données à caractère personnel du caractère obligatoire ou facultatif des réponses par la présence d’un astérisque. Dans le cas où des réponses sont obligatoires, PROXI CONFORT explique aux clients et contacts les conséquences d’une absence de réponse.
12. SÉCURITÉ
Il appartient à PROXI CONFORT de définir et de mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles de sécurité, physiques ou logiques, qu’il estime appropriées pour lutter contre la destruction, la perte, l’altération ou la divulgation non autorisée des données de manière accidentelle ou illicite. Parmi ces mesures, figurent principalement :
• la gestion des habilitations pour l’accès aux données ;
• les mesures internes de sauvegarde;
• le processus d’identification ;
• la conduite d’audits de sécurité ;
• l’adoption d’une politique de sécurité des systèmes d’information ;
• l’adoption de plans de continuité / de reprise d’activité ;
• l’utilisation d’un protocole ou de solutions de sécurité.
13. VIOLATION DE DONNÉES
En cas de violation de données à caractère personnel, PROXI CONFORT s’engage à en notifier la Cnil dans les conditions prescrites par le RGPD. Si ladite violation fait porter un risque élevé pour les clients et contacts et que les données n’ont pas été protégées, PROXI CONFORT en avisera les clients et contacts concernés et communiquera aux clients et contacts concernés les informations et recommandations nécessaires.
14. Droit d’introduire une RÉCLAMATION auprès de la cnil
Les clients et contacts concernés par le traitement de leurs données à caractère personnel sont informés de leur droit d’introduire une plainte auprès d'une autorité de contrôle, à savoir la Cnil en France, si ceux-ci estiment que le traitement de données à caractère personnel les concernant n'est pas conforme à la règlementation européenne de protection des données, à l’adresse suivante :
CNIL – Service des plaintes
3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07
Tél : 01 53 73 22 22
15. ÉVOLUTION
La présente politique peut être modifiée ou aménagée à tout moment en cas d’évolution légale, jurisprudentielle, des décisions et recommandations de la Cnil ou des usages. Toute nouvelle version de la présente politique sera portée à la connaissance des clients et contacts par tout moyen défini par PROXI CONFORT, en ce compris la voie électronique (diffusion par courrier électronique ou en ligne par exemple).
16. Pour plus d'informations
Pour toutes informations complémentaires, vous pouvez contacter les services suivants : contact.rgpd@PROXI CONFORT.fr Pour toute autre information plus générale sur la protection des données personnelles, vous pouvez consulter le site de la Cnil à l’adresse www.cnil.fr.